Foi lançada esta semana mais uma etapa do programa Simplifica UnB, que busca facilitar trâmites burocráticos no âmbito da Universidade. Desta vez, o objetivo é agilizar o processamento de dados de estudantes e de pesquisadores que recebem bolsas e auxílios da instituição.
A mudança vai simplificar o trabalho de gestores de unidades acadêmicas e administrativas, além de programas de pós-graduação, que receberão orientações sobre a fase de instrução processual. Assim, a expectativa é evitar atrasos no repasse de bolsas a estudantes de graduação, mestrado e doutorado, e na concessão de auxílios para viagens de campo ou para congressos científicos.
Entre as novidades, está a disponibilização de uma minuta de edital no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), que poderá ser acessada pelos gestores. A partir desta minuta, será necessário preencher apenas as lacunas específicas de cada área ou de cada tipo de auxílio a ser concedido, padronizando, portanto, os editais.
Além disso, foi elaborado um checklist simplificado que lista os documentos necessários para a instrução dos processos nas unidades acadêmicas e administrativas. O número de documentos exigidos também foi reduzido, o que deverá agilizar o fluxo do processo, como explica a decana de Administração da UnB, Rozana Naves: “Os processos eram muito morosos por causa da imprecisão dos documentos e às vezes o pagamento [da bolsa ou do auxílio] não acontecia porque a despesa não era executada no mês previsto para efetuá-lo. Tínhamos problemas nas etapas de instrução e de análise, e o checklist vai facilitar isso”, afirma.
A diretora de Processos Organizacionais do Decanato de Planejamento, Orçamento e Avaliação Institucional (DPR/DPO), Luciana Couto, esclarece que o sistema de pagamento permanece o mesmo. “O cerne da mudança consiste na formalização processual”, resume.
“Antes, a composição do processo era constituída por um conjunto de documentos obtidos em normativas diversas da Universidade, o que além de provocar lentidão na elaboração e análise dos processos, incorria também em erros frequentes pela profusão de informações”, lembra.
“No modelo atual, espera-se consolidar o escopo de orientações, além de racionalizar e simplificar o trâmite”, conclui a diretora.
Além da disponibilização da minuta de edital e da criação do checklist, os próprios formulários para solicitação de bolsas e auxílios foram alterados. O objetivo é torná-los mais compreensíveis, com uma linguagem simples e clara.
Rozana Naves descreve as dificuldades que eram enfrentadas antes das alterações. “Os formulários [de solicitação de bolsa/auxílio] já existiam no SEI, mas eram relativamente complexos e muitas vezes o processo voltava para as unidades em razão do preenchimento equivocado”, lembra. “Acabamos com essa complexidade da terminologia e inserimos nos formulários instruções de preenchimento mais claras”, completa a decana.
PASSO A PASSO – Os gestores das unidades acadêmicas e administrativas receberão um manual específico com orientações sobre os novos procedimentos a serem adotados em duas situações: quando os recursos das bolsas e auxílios são oriundos da própria UnB, e quando são repassados pela Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (Capes). O fluxo dos processos se diferencia de acordo com a fonte de financiamento.
No caso dos estudantes, que não têm acesso ao Sistema Eletrônico de Informações, eles deverão encaminhar os formulários de solicitação de bolsa ou auxílio em formato PDF para suas respectivas unidades acadêmicas. A partir daí, um técnico administrativo da unidade irá montar o processo no SEI de acordo com os novos protocolos estabelecidos.
CELERIDADE – A expectativa é de que toda a comunidade acadêmica se beneficie com a mudança. A diretora de Pesquisa do Decanato de Pesquisa e Inovação (Dirpe/DPI), professora Cláudia Amorim, avalia que a novidade trará impactos positivos para a produção acadêmica da Universidade.
“Acho muito importante e vejo com bons olhos. Para nós significa mais uma ação da UnB em prol da melhoria dos nossos indicadores acadêmicos, porque os professores, pesquisadores e estudantes são o grande esteio da nossa produção científica. Por isso a gente precisa ter esse suporte da UnB e a simplificação desse processo de concessão de bolsas e auxílios é uma vitória, é um progresso para nós”, defende.
SIMPLIFICA – O programa Simplifica UnB teve início em 2018 com inovações para solucionar demandas da comunidade universitária pelo ambiente digital. É o caso, por exemplo, da emissão de diplomas digitais e do sistema de peticionamento eletrônico, que permite acessar serviços como a concessão de créditos em língua estrangeira, o trancamento justificado, a alteração de opção de curso e o aproveitamento de estudos.
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