O Arquivo Central (ACE) da Universidade de Brasília desenvolve, desde o final do ano passado, o Diagnóstico Situacional dos Documentos de Arquivo da UnB. O diagnóstico refere-se à produção de documentos, usos, condições de guarda, dimensão dos arquivos e acesso aos documentos.

Dentre os objetivos do diagnóstico constam conhecer o perfil dos colaboradores responsáveis pela documentação das unidades; identificar e dimensionar a massa documental acumulada e as atividades arquivísticas desenvolvidas nas unidades, a organização do acervo e os instrumentos de busca e recuperação da informação utilizados.

A equipe da ACE está agendando as visitas, por meio de memorando, e pede o apoio e a colaboração das unidades acadêmicas e administrativas para que indiquem um Servidor para acompanhar o trabalho dos arquivistas, que possa prestar as informações necessárias durante a visita.

Segundo Cynthia Roncaglio, diretora do ACE, já existe uma lei federal que determina a implementação da gestão de documentos nos órgãos federais. “A Universidade de Brasília como Instituição Federal de Ensino Superior deve se adequar à Lei nº 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos.”

Desde o ano passado foram visitadas 68 unidades da Universidade. O resultado do diagnóstico permitirá detectar a atual realidade dos arquivos setoriais da UnB e fundamentará as estratégias de ação do ACE quanto à maneira mais adequada de implementar a gestão de documentos na Universidade.