Começou nesta semana a migração da base de dados dos e-mails institucionais dos mais de 3 mil docentes da UnB. O objetivo é permitir acesso gratuito à suíte de aplicativos Microsoft Office 365 Educacional A1 – versão nuvem. Com a ferramenta, docentes também poderão usufruir de série de soluções digitais permitidas pela plataforma, tal qual estudantes já tinham acesso desde outubro de 2019. O acesso tornou-se possível graças a acordo firmado entre a UnB e a Microsoft.
O pacote oferece para docentes e discentes acesso a ferramentas, como Teams, Word, Excel e Power Point e Outlook, para citar os mais populares. Há destaque para o OneDrive, o sistema de armazenamento em nuvem com capacidade 1 TB para cada usuário. Isso equivale a cerca de um milhão de documentos no Office, a 400 mil fotos ou a 200 mil músicas. Além disso, é possível editar arquivos de forma colaborativa e concomitante. Possibilidade útil, por exemplo, para finalizar um trabalho em grupo, no caso de estudantes. É possível, também organizar conferências on-line com o aplicativo Teams – opção com grande apelo para docentes.
Com a mudança desta semana, docentes acessarão suas contas de e-mail institucional via Outlook, contando com 50 GB de espaço de armazenamento. Para usar essa nova ferramenta, professores deverão acessar a página de login do Office. “O acordo não é para oferecer e-mail. O e-mail é chave de entrada para uso das funcionalidades do 365”, ressalta o diretor do Centro de Informática (CPD), professor Jacir Bordim.
>> Estudante, tire dúvidas para acessar o Microsoft 365
O CPD é o responsável pela migração. Uma mensagem com detalhes do processo foi encaminhada aos docentes por e-mail. Três meses após a migração, o acesso à caixa de e-mail dos docentes somente poderá ser feito através do Office 365 e não mais pelo Webmail da UnB. Durante esse período de intervalo, professores poderão copiar os contatos e transferir para o Outlook.
As dúvidas que surgirem sobre a migração podem ser sanadas no FAQ criado pelo CPD especialmente para os docentes. É possível também acessar o site da Microsoft para conhecer melhor os aplicativos. A própria plataforma oferece vídeos e tutoriais para melhor uso das ferramentas do Office 365.
NUVEM – O armazenamento em nuvem permite acesso a dados e documentos em qualquer lugar, momento ou dispositivo, necessitando apenas de internet. Outra vantagem é que se torna desnecessário ter um aplicativo instalado no dispositivo para manusear os documentos. Bastam e-mail e senha para ter acesso a várias possibilidades.
Assinado em setembro de 2019, o acordo esteve em negociação desde 2018. Ademais, está em conformidade com instrução normativa que estabelece que os ambientes de data center do governo federal migrem para a nuvem. Enquanto os dados serão armazenados nos servidores da Microsoft, a gestão do ambiente continua por conta do CPD.
REGRAS E GARANTIAS – A legislação que rege o acordo entre UnB e Microsoft segue as normativas nacionais. Outros órgãos da administração pública federal e universidades federais também têm acordos semelhantes com a empresa, como a Universidade Federal do Paraná (UFPR), Universidade Federal do Triângulo Mineiro (UFTM) e Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).
Um dos pontos fundamentais do acordo é a garantia de segurança e de sigilo dos dados depositados na nuvem. “Sem anúncios e sem mineração de dados”, acrescenta Bordim. Por operar em solo brasileiro, a empresa é regida pela legislação nacional. “A Microsoft é auditada, caso não atenda às legislações de segurança e privacidade de dados e responde legalmente”, esclarece.
Confira lista de dúvidas e respostas sobre aspectos de segurança:
Como é assegurada a confidencialidade do controle de acesso aos dados armazenados na nuvem?
É possível habilitar a autenticação multifator, que protege o acesso ao serviço com um segundo fator, como o telefone, por exemplo. Há também o gerenciamento de aplicativos móveis nos apps para celular do Office, com o Intune, que fornece controles granulares para proteger os dados contidos nesses aplicativos.
É seguro transmitir os dados para o provedor de nuvem pela internet?
Segundo a Microsoft, a criptografia em repouso protege os dados nos servidores da empresa. A criptografia em trânsito com SSL / TLS protege os dados quando são transmitidos entre a pessoa que usa e a Microsoft. O gerenciamento de ameaças, o monitoramento de segurança e a integridade de arquivos/dados impedem ou detectam qualquer adulteração de dados. O Exchange Online Protection oferece segurança avançada e confiabilidade contra spam e malware para ajudar a proteger as informações dos usuários e acesso a e-mail.
Alguém da Microsoft pode ter acesso indevido aos meus dados via provedor?
De acordo com a Microsoft, como um administrador do Office 365, as solicitações de cofre do cliente permitem controlar como um engenheiro de suporte da Microsoft acessa os dados do usuário. Processos lockbox para um processo de escalonamento estritamente supervisionado limitam muito o acesso humano aos dados do usuário. Aprenda como ativar o lockbox.
Um cliente pode ter acesso indevido a dados de outro cliente?
Nenhum cliente tem acesso físico ao datacenter, reforça a Microsoft. Os servidores executam apenas processos que estão na lista de permissões, minimizando o risco de códigos mal-intencionados. Equipes dedicadas ao gerenciamento de ameaças antecipam proativamente, previnem e mitigam o acesso mal-intencionado. A varredura de portas, a varredura de vulnerabilidades de perímetro e a detecção de invasões impedem ou identificam qualquer acesso mal-intencionado.
Quero saber mais sobre as políticas de governança e privacidade do Microsoft 365. Como faço?
É possível, por exemplo, gerenciar e controlar os dados para atender às necessidades de conformidade nos quesitos de governança dos dados, criptografia, controle de acesso, descoberta eletrônica de documentos e auditoria, afirma a Microsoft. Para saber mais, acesse o conteúdo Políticas de Governança e Privacidade no Office 365.
Se houver término do contrato, o que ocorre com os dados armazenados na nuvem?
De acordo com a Microsoft, se a assinatura do cliente Office 365 terminar, seja porque expirou ou porque foi cancelada, o acesso aos serviços, aplicativos e dados passa por vários estados antes que a assinatura seja totalmente desativada ou desprovisionada. Ao passo que o usuário esteja ciente desse processo progressivo, terá tempo para retomar a assinatura para um estado ativo ou fazer o backup dos dados antes de serem excluídos da plataforma. Para saber mais, consulte a política de manutenção e exclusão de dados.
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